Política de privacidad y tratamiento de datos personales
En resumen: recogemos los datos mínimos necesarios para agendar citas. No vendemos datos a nadie. Los datos de los clientes de cada negocio le pertenecen a ese negocio, no a nosotros. Cualquier persona puede pedir que la borremos, o responder SALIR a un mensaje nuestro para dejar de recibirlos.
1. Quiénes somos
SolumIA es una marca de OBRAS DE INGENIERÍA Y EQUIPOS SAS, sociedad constituida en Colombia, NIT 901.473.494-2, con domicilio en Bogotá, Colombia.
Para efectos de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, actuamos como Encargados del Tratamiento de los datos personales de los clientes finales de los negocios que contratan nuestro servicio, y como Responsables de los datos de nuestros propios clientes (los negocios) y de quienes nos contactan por este sitio web.
Contacto para asuntos de datos personales: [email protected]
2. Qué es SolumIA
SolumIA presta un servicio de agendamiento automatizado por WhatsApp para barberías y salones de belleza. Nuestros agentes (Sol y Selene) responden los mensajes que los clientes le envían al negocio, agendan citas, envían recordatorios y le entregan al negocio información sobre su operación.
3. Qué datos recogemos y para qué
De los clientes finales (quien le escribe a la barbería o al salón)
- Número de teléfono — para identificar la conversación y enviar la confirmación y los recordatorios.
- Nombre — para atender e identificar la cita.
- Contenido de los mensajes (texto, notas de voz e imágenes que la persona envía) — para entender qué necesita y poder agendar.
- Historial de citas (servicios, fechas, profesional preferido) — para dar un mejor servicio y para las estadísticas del negocio.
No solicitamos ni tratamos datos sensibles (salud, origen étnico, orientación sexual, convicciones religiosas o políticas, datos biométricos). Si una persona los envía de forma espontánea en un mensaje, no los usamos para ninguna finalidad distinta a atender su solicitud.
No tratamos datos de menores de edad de forma directa. Cuando un adulto agenda una cita para un menor, solo se registra el nombre necesario para la cita, bajo la responsabilidad de quien agenda.
De los negocios que nos contratan
- Datos de contacto del negocio y de su representante.
- Información operativa: servicios, precios, horarios, sedes y equipo de trabajo.
- Datos de facturación.
De quien visita este sitio
- Datos de navegación básicos (dirección IP, tipo de dispositivo, páginas vistas) con fines estadísticos y de seguridad.
- Los datos que nos envíes voluntariamente por WhatsApp o correo cuando nos contactas.
4. Fundamento del tratamiento
Tratamos los datos de los clientes finales por instrucción del negocio que nos contrata, y en el marco de la relación que la propia persona inicia cuando le escribe a ese negocio por WhatsApp. Es decir: la persona nos escribe primero. Nosotros no compramos ni importamos listas de contactos de terceros.
5. Mensajes proactivos y cómo dejar de recibirlos
Algunos mensajes los inicia el negocio: el recordatorio de una cita que la persona ya agendó, y —cuando el negocio lo activa— una invitación a volver dirigida a clientes que ya han sido atendidos allí antes.
Toda persona puede dejar de recibirlos en cualquier momento respondiendo la palabra SALIR a cualquier mensaje que le enviemos. La solicitud se atiende de inmediato y de forma permanente, y no afecta su derecho a seguir escribiéndole al negocio cuando quiera.
6. WhatsApp y Meta
El servicio funciona sobre la Plataforma de WhatsApp Business de Meta Platforms, Inc. Los mensajes viajan por la infraestructura de Meta y están sujetos, además de a esta política, a las políticas de WhatsApp Business y a la política de privacidad de WhatsApp.
SolumIA no está afiliada, patrocinada ni respaldada por Meta Platforms, Inc. WhatsApp es una marca registrada de Meta.
7. Inteligencia artificial
Para entender los mensajes y redactar las respuestas usamos modelos de inteligencia artificial de terceros. El contenido de los mensajes se envía a esos proveedores únicamente para generar la respuesta de esa conversación.
No usamos las conversaciones de nuestros clientes para entrenar modelos de inteligencia artificial, ni propios ni de terceros.
Las notas de voz se transcriben a texto para poder entenderlas. La transcripción se trata igual que cualquier otro mensaje.
8. Con quién compartimos los datos
No vendemos, arrendamos ni cedemos datos personales a terceros con fines comerciales. Los compartimos únicamente con:
- El negocio que te atiende — es el dueño natural de la relación contigo.
- Meta (WhatsApp) — para poder entregar los mensajes.
- Nuestros proveedores de infraestructura y de inteligencia artificial, bajo acuerdos que los obligan a tratar los datos solo por nuestra instrucción.
- Autoridades, cuando exista una obligación legal.
Algunos de estos proveedores están fuera de Colombia, por lo que puede haber transferencia internacional de datos. Exigimos que cuenten con estándares de seguridad y confidencialidad equivalentes a los de la normativa colombiana.
9. De quién son los datos
Los datos de los clientes de cada barbería o salón le pertenecen a ese negocio, no a SolumIA. Si un negocio termina su relación con nosotros, puede pedirnos la exportación completa de sus datos y se los entregamos. No retenemos su información como mecanismo de presión ni la usamos para otros fines.
10. Cuánto tiempo los guardamos
- Conversaciones: mientras el negocio sea cliente nuestro, y hasta 12 meses después.
- Historial de citas: mientras el negocio sea cliente nuestro (es la base de sus estadísticas).
- Datos de facturación: el tiempo que exija la normativa contable y tributaria colombiana.
Cuando un dato deja de ser necesario, lo eliminamos o lo anonimizamos.
11. Tus derechos (Habeas Data)
Conforme a la Ley 1581 de 2012, toda persona tiene derecho a:
- Conocer qué datos suyos tenemos y cómo los usamos.
- Actualizar y rectificar los datos que estén incompletos o equivocados.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Para ejercerlos, escríbenos a [email protected] desde el correo o con el número desde el cual nos contactaste. Respondemos las consultas en máximo 10 días hábiles y los reclamos en máximo 15 días hábiles, según los plazos de ley.
Si tu solicitud tiene que ver con los datos que un negocio tiene sobre ti como cliente suyo, la tramitamos con ese negocio, que es el Responsable de esa información.
12. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y administrativas razonables para proteger la información: conexiones cifradas, control de acceso, y acceso restringido al personal que lo necesita. Ningún sistema es infalible; si llegara a ocurrir un incidente que afecte tus datos, te informaremos y notificaremos a la autoridad competente cuando corresponda.
13. Cambios a esta política
Podemos actualizar esta política. Publicaremos la nueva versión en esta misma página con su fecha de actualización. Si el cambio es sustancial, avisaremos a nuestros clientes.
¿Dudas? Escríbenos a [email protected]. Preferimos responderte que dejarte con la duda.